Bezirksregierung Köln

vertreten durch den Regierungspräsidenten

Dr. Thomas Wilk

Zeughausstraße 2-8

50667 Köln

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Bezirksregierung Köln

- Datenschutzbeauftragter -

Zeughausstraße 2-8

50667 Köln

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Ihr Ansprechpartner: Dr. Wulf Randhahn

Landesbeauftragte für Datenschutz und Informationsfreiheit

Nordrhein-Westfalen

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Die Bezirksregierung Köln verarbeitet personenbezogene Daten im Rahmen der Erfüllung ihrer öffentlichen Aufgaben als Behörde des Landes Nordrhein-Westfalen. Der Schutz Ihrer personenbezogenen Daten hat dabei Priorität.

1. Wo bekommen Sie konkrete Auskunft?

Welche Ihrer personenbezogenen Daten im Einzelnen auf welcher Rechtsgrundlage und unter welchen Voraussetzungen auf welche Art und zu welchen Zwecken verarbeitet und an wen sie gegebenenfalls übermittelt werden, richtet sich maßgeblich nach der jeweils mit der Datenverarbeitung zusammenhängenden Verwaltungsaufgabe bzw. beantragten Leistung und wird Ihnen auf dieser Homepage von dem Fachbereich (Abteilung oder Dezernat) oder auf Anfrage von dem Fachbereich näher erläutert.

2. Datenquellen

Die Bezirksregierung Köln verarbeitet personenbezogene Daten, die sie im Rahmen der ihr übertragenen Erfüllung von Verwaltungsaufgaben von Ihnen erhält. Zudem verarbeitet sie – soweit für die Erbringung ihrer Dienstleistung erforderlich – personenbezogene Daten, die sie von anderen Behörden oder von sonstigen Dritten zulässigerweise (z. B. im Rahmen ihrer Überwachungstätigkeit) erhalten hat. Daneben verarbeitet sie personenbezogene Daten, die aus öffentlich zugänglichen Quellen gewonnen werden und verarbeitet werden dürfen. Das sind z. B. Daten aus Schuldnerverzeichnissen, Grundbüchern, Handels- und Vereinsregistern, Presse und sonstigen Medien. Relevante personenbezogene Daten sind z. B. Personalien (Name, Adresse und andere Kontaktdaten, Geburtsdatum und Geburtsort und Staatsangehörigkeit), sowie Daten, mit denen Sie nachweisen, wer Sie sind (z. B. Ausweisdaten). Darüber hinaus können es auch Dokumentationsdaten sein. Das sind z. B. Beratungsprotokolle, Registerdaten, Daten über Ihre Nutzung von seitens der Bezirksregierung angebotenen Telemedien wie Zeitpunkt des Aufrufs der Websites, Apps oder Newsletter) sowie andere mit den genannten Kategorien vergleichbare Daten.

3. Rechtsgrundlagen der Verarbeitung

Die Bezirksregierung Köln beachtet als öffentliche Stelle die allgemeinen datenschutzrechtlichen Bestimmungen der Datenschutz-Grundverordnung (DSGVO) und des Datenschutzgesetzes für Nordrhein-Westfalen (DSG NRW) sowie die Vorschriften der jeweils anzuwendenden besonderen Fachgesetze in der jeweils geltenden Fassung. Die Bezirksregierung Köln beauftragt unter Umständen auch jemanden außerhalb der Bezirksregierung mit Dienstleistungen zur Verarbeitung von personenbezogenen Daten. Dann stellt die Bezirksregierung Köln sicher, dass auch diese Dienstleister die datenschutzrechtlichen Vorgaben beachten.

Die Erhebung personenbezogener Daten und ihre weitere Verarbeitung erfolgt nach Art. 6 und Art. 9 DSGVO sowie §§ 3 und 16 DSG NRW. Die Verarbeitung geschieht aufgrund gesetzlicher Vorgaben (Art. 6 Abs. 1 Buchst. c DSGVO) oder im überwiegenden öffentlichen Interesse zur Erfüllung der Aufgaben der Bezirksregierung Köln (Art. 6 Abs. 1 Buchst. e DSGVO). Daneben kann die Verarbeitung auch zur Erfüllung von vertraglichen Pflichten der Bezirksregierung Köln (Art. 6 Abs. 1 Buchst. b DSGVO) oder nach einer Interessenabwägung (Art. 6 Abs. 1 Buchst. f DSGVO) erfolgen. Ein Beispiel für die letzte Variante ist die Verarbeitung personenbezogener Daten im Rahmen zulässiger Videoüberwachung. Wenn die Verarbeitung aus all diesen Gründen nicht rechtmäßig wäre, geschieht sie nur mit Ihrer Einwilligung (Art. 6 Abs. 1 Buchst. a DSGVO). Der Regelfall der Erhebung von personenbezogenen Daten durch die Bezirksregierung Köln ist die Erfüllung öffentlicher Aufgaben, so dass die personenbezogenen Daten auf Grund Gesetzes, Verordnung oder Erlasses erhoben werden. Zu den jeweiligen besonderen Erhebungszwecken und den konkreten gesetzlichen Erhebungsgrundlagen informiert Sie der jeweilig betroffene Fachbereich.

4. Zweckänderung

Die Bezirksregierung Köln verarbeitet Ihre personenbezogenen Daten in der Regel nur zu dem Zweck, zu dem sie erhoben wurden. Auch eine Weitergabe Ihrer Daten an zuständige Stellen erfolgt grundsätzlich nur im Rahmen dieser Zweckbestimmung. Wenn Ihre personenbezogenen Daten zu einem anderen Zweck verarbeitet werden als zu demjenigen, zu dem sie erhoben wurden, ist das eine Zweckänderung. So eine Zweckänderung ist nur zulässig, wenn sie gesetzlich vorgesehen ist oder Sie eingewilligt haben. Über eine Zweckänderung werden Sie grundsätzlich informiert. Eine Ausnahme macht die Bezirksregierung nur dort, wo eine Information gesetzlich nicht vorgesehen ist. Das ist z. B. der Fall im Rahmen strafrechtlicher Ermittlungen, soweit mit der Information der Ermittlungszweck gefährdet würde).

5. Empfänger Ihrer Daten

Ihre personenbezogenen Daten darf die Bezirksregierung Köln nur weitergeben, wenn das gesetzlich vorgesehen ist (§ 8 DSG NRW) oder Sie eingewilligt haben. Innerhalb der Behörde erhalten diejenigen Fachbereiche Ihre Daten, die diese zur Erfüllung ihrer gesetzlichen Pflichten brauchen. Auch von der Bezirksregierung Köln eingesetzte Auftragsverarbeiter (Art. 28 DSGVO) können zu diesen genannten Zwecken Daten erhalten. Dies sind unter anderem Unternehmen in den Kategorien IT-Dienstleistungen, Druckdienstleistungen oder Telekommunikation.

Daneben können Empfänger Ihrer Daten – je nach Aufgabenbereich und Grund der Datenerhebung – auch andere Behörden im Rahmen ihrer gesetzlichen Aufgabe sein. In Planfeststellungsverfahren werden Einwendungen gegen geplante Vorhaben in der Regel in nicht anonymisierter Form dem Vorhabenträger zugeleitet. Denn der Vorhabenträger hat ein berechtigtes Interesse an diesen Informationen. Dieses Interesse ergibt sich aus Sinn und Zweck der Planfeststellungsverfahren. In diesen Verfahren werden Daten erhoben und weitergegeben, die die Einwendenden mit dem Ziel, dass sie bei der Entscheidung über das Planfeststellungsverfahren berücksichtigt werden, selbst in das Anhörungsverfahren eingebracht haben. Der Vorhabenträger muss sich mit den Einwendungen unter Beachtung der Angaben zu Personen und persönlichen Situationen (z.B. Wohnort) der Einwendenden auseinandersetzen. Er muss diese personenbezogenen Daten also bekommen, um diese im weiteren Verlauf des Verfahrens hinreichend berücksichtigen zu können. Gleiches gilt für sonstige Verfahren mit Öffentlichkeitsbeteiligung, in denen nach dem Sinn und Zweck der Verfahren Einwendungen an Vorhabenträger oder Antragstellende in nicht anonymisierter Form weitergegeben werden.

Der Weitergabe ihrer persönlichen Angaben können die Einwendenden mit nachvollziehbarer Begründung widersprechen. Das setzt voraus, dass im persönlichen Einzelfall ein über das Interesse des Vorhabenträgers hinausgehendes persönliches Interesse an der Geheimhaltung der personenbezogenen Daten vorliegt. Ein einfacher, nicht nachvollziehbar begründeter Hinweis, der Weiterleitung der personenbezogenen Daten werde widersprochen, reicht nicht aus, um die erforderliche Interessenabwägung vornehmen zu können und personenbezogene Daten ggf. nicht weiterzuleiten. Eine Datenübermittlung in Drittstaaten (Staaten außerhalb der EU) findet in der Regel nicht statt. Sollte diese im Rahmen einer der Erfüllung der Aufgaben der Bezirksregierung erforderlich sein, erfolgt sie nach den Vorgaben der DSGVO. Dies aber nur, soweit dies zur Durchführung der öffentlichen Aufgabenerfüllung gesetzlich vorgegeben ist oder Sie Ihre Einwilligung erteilt haben, über Einzelheiten werden Sie, soweit gesetzlich vorgesehen, gesondert informiert.

6. Speicherdauer und Löschungsfristen

Die Bezirksregierung Köln verarbeitet und speichert Ihre personenbezogenen Daten für die erforderliche oder gesetzlich vorgegebene Dauer. Für den Zweck der Verarbeitung nicht mehr benötigte Daten werden unverzüglich gelöscht, es sei denn, eine weitere Speicherung ist gesetzlich vorgeschrieben. So unterliegt die Bezirksregierung verschiedenen Aufbewahrungs- und Dokumentationspflichten, die sich aus gesetzlichen Vorgaben ergeben. Die dort vorgegebenen Dokumentations- und Aufbewahrungsfristen können für unterschiedliche Dauer die Löschung verbieten. Darüber hinaus beurteilt sich die Speicherdauer auch nach den gesetzlichen Nachweis- und Verjährungsfristen, die zum Beispiel nach den §§ 195 ff. des Bürgerlichen Gesetzbuches (BGB). Diese können in der Regel 3 Jahre, in gewissen Fällen aber auch bis zu dreißig Jahre betragen.

7. Ihre Rechte

Jede betroffene Person hat

• das Recht, eine erklärte Einwilligung mit Wirkung für die Zukunft zu widerrufen
• das Recht auf Auskunft nach Art. 15 DSGVO,
• das Recht auf Berichtigung nach Art. 16 DSGVO,
• das Recht auf Löschung nach Art. 17 DSGVO,
• das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung nach Art. 18 DSGVO sowie
• das Recht auf Widerspruch gegen die Verarbeitung nach Art. 21 DSGVO.

Daneben besteht ggf.

• das Recht auf Datenübertragbarkeit aus Art. 20 DSGVO und
• das Recht auf ordnungsgemäße und transparente Verarbeitung (einschließlich Information hierzu) bei automatisierten Entscheidungsfindungen (Art. 22 DSGVO) sowie
• das Recht auf Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde (Art. 77 DSGVO).

Einschränkungen der Rechte der betroffenen Person nach der DSGVO können sich je nach Sachverhalt insbesondere aus §§ 11 bis 14 DSG NRW ergeben.

a. Recht auf Widerruf einer Einwilligung

Soweit Ihre Einwilligung zur Verarbeitung ihrer personenbezogenen Daten reicht, ist die Verarbeitung zu den von der Einwilligung gedeckten Zwecken rechtmäßig. Das gilt z. B., wenn Sie Ihre Daten der Bezirksregierung Köln gegeben haben, damit diese Ihnen einen Newsletter zusenden kann. Sie haben allerdings das Recht, eine der Bezirksregierung Köln erteilte Einwilligung jederzeit zu widerrufen. Der Widerruf ist an die Bezirksregierung Köln zu richten. Sehen Sie dazu oben die Kontaktdaten des Verantwortlichen. Das gilt auch für Einwilligungserklärungen, die Sie vor dem Inkrafttreten der DSGVO, d. h. vor dem 25. Mai 2018 gegenüber der Bezirksregierung Köln abgegeben haben. Der Widerruf wirkt nur für die Zukunft. Verarbeitungen auf Grundlage Ihrer Einwilligung, die erteilt wurde, bevor Ihr Widerruf bei der Bezirksregierung Köln zuging, sind davon nicht betroffen. Sie bleiben rechtmäßig.

b. Recht auf Auskunft

Sie haben das Recht, von der Bezirksregierung Köln eine Bestätigung darüber zu verlangen, ob bei dieser Sie betreffende personenbezogene Daten verarbeitet werden; ist dies der Fall, so haben Sie ein Recht auf Auskunft über diese personenbezogenen Daten und auf die in Art. 15 DSGVO im einzelnen aufgeführten Informationen.

c. Recht auf Berichtigung

Sie haben das Recht, von der Bezirksregierung Köln unverzüglich die Berichtigung Sie betreffender unrichtiger personenbezogener Daten und ggf. die Vervollständigung unvollständiger personenbezogener Daten zu verlangen (Art. 16 DSGVO).

d. Recht auf Löschung

Sie haben das Recht, von der Bezirksregierung Köln zu verlangen, dass Sie betreffende personenbezogene Daten unverzüglich gelöscht werden, sofern einer der in Art. 17 DSGVO im einzelnen aufgeführten Gründe zutrifft, z. B. wenn die Daten für die mit ihrer Verarbeitung verfolgten Zwecke nicht mehr benötigt werden. Das gilt aber nur dann, wenn dem Löschungsverlangen keine Pflicht der Bezirksregierung Köln zur weiteren Aufbewahrung Ihrer Daten entgegensteht.

e. Recht auf Einschränkung der Verarbeitung

Sie haben das Recht, von der Bezirksregierung Köln die Einschränkung der Verarbeitung zu verlangen, wenn eine der in Art. 18 DSGVO aufgeführten Voraussetzungen gegeben ist, z. B. wenn Sie beachtlichen Widerspruch gegen die Verarbeitung eingelegt haben. Das Recht auf Einschränkung der Verarbeitung besteht für die Dauer der Prüfung durch die verantwortliche Stelle.

f. Recht auf Widerspruch

Sie haben das Recht, bei der Bezirksregierung Köln aus Gründen, die sich aus Ihrer besonderen Situation ergeben, jederzeit gegen die Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten Widerspruch einzulegen. Die Bezirksregierung Köln verarbeitet Ihre personenbezogenen Daten dann nicht mehr, aber nur, wenn der Widerspruch beachtlich ist. Das ist nicht der Fall, wenn die Bezirksregierung Köln zwingende schutzwürdige Gründe für die Verarbeitung nachweisen kann, die Ihre Interessen, Rechte und Freiheiten als betroffene Person überwiegen, oder die Verarbeitung der Geltendmachung, Ausübung oder Verteidigung von Rechtsansprüchen dient.

g. Recht auf Datenübertragbarkeit

Sie haben das Recht, von der Bezirksregierung Köln bei Vorliegen der Voraussetzungen des Art. 20 DSGVO und Verwendung automatisierter Verarbeitung die Zurverfügungstellung und unmittelbare Übermittlung der Sie betreffenden Daten in einem gängigen, strukturierten und maschinenlesbaren Format zu verlangen, um sie an eine andere verarbeitende Stelle weitergeben zu können (Recht auf Datenübertragbarkeit). Zudem besteht bei automatisierten Entscheidungsfindungen unter den Voraussetzungen des Art. 22 DSGVO das Recht auf ordnungsgemäße und transparente Verarbeitung (einschließlich Erteilung von Information hierzu).

h. Recht auf Beschwerde bei der Aufsichtsbehörde

Sie als betroffene Person haben unbeschadet eines anderweitigen verwaltungsrechtlichen oder gerichtlichen Rechtsbehelfs das Recht auf Beschwerde bei einer Aufsichtsbehörde, wenn Sie der Ansicht sind, dass die Bezirksregierung Köln mit der Verarbeitung Sie betreffender personenbezogener Daten gegen die DSGVO verstößt (Art. 77 DSGVO i. V. m. § 29 DSG NRW). Sie können dieses Recht bei einer Aufsichtsbehörde in dem Mitgliedstaat ihres Aufenthaltsorts, ihres Arbeitsplatzes oder des Ortes des mutmaßlichen Verstoßes geltend machen. In Nordrhein-Westfalen ist die zuständige Aufsichtsbehörde die

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1. Erhebung und Speicherung

Ihr Zugriff auf dieses Internetangebot wird nicht protokolliert.

2. Verarbeitung

Die beim Besuch der Websites der Bezirksregierung Köln automatisch erhobenen Daten oder aber bei der Inanspruchnahme von Diensten von Ihnen eingetragenen personenbezogenen Daten, werden gemäß den jeweils aktuellen gesetzlichen Bestimmungen zum Schutz personenbezogener Daten verarbeitet. Eine Nutzung der Website der Bezirksregierung Köln ist in der Regel ohne die zusätzliche Angabe personenbezogener Daten möglich. Sollten Sie jedoch über die Website der Bezirksregierung Köln Dienste in Anspruch nehmen, kann die Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erforderlich werden. Ist eine Verarbeitung Ihrer personenbezogenen Daten erforderlich, aber nicht ohne Ihre Einwilligung rechtmäßig, geschieht die Verarbeitung nicht ohne diese Einwilligung. Sie werden dann zur Abgabe einer Einwilligungserklärung aufgefordert. Mit der Eingabe Ihrer personenbezogenen Daten willigen Sie ein, dass diese Informationen im Rahmen der genannten Zwecke gespeichert und verarbeitet werden dürfen, wenn nichts anderes angegeben ist. Ihre Daten werden nur solange vorgehalten, wie es nötig ist. Personenbezogene Daten (z. B. Ihr Name, Ihre E-Mail-Adresse usw.) werden nur dann erhoben und gespeichert, wenn Sie der Bezirksregierung Köln ausdrücklich und wissentlich solche Informationen für bestimmte Zwecke zur Verfügung stellen, zum Beispiel bei Anfrage oder bei der Bestellung von Broschüren. Die von ihnen eingegebenen persönlichen Informationen verwendet die Bezirksregierung Köln nur zu dem von Ihnen gewünschten Zweck. Ihre personenbezogenen Daten werden nur innerhalb der Landesverwaltung Nordrhein-Westfalen und der mit dem jeweiligen Service beauftragten Behörden, Dienststellen und Institutionen bzw. an die mit der Auftragsdatenverarbeitung beauftragten Unternehmen übermittelt. Eine Übermittlung an Dritte zu anderen Zwecken erfolgt nicht.

3. Übermittlung an Dritte

Darüber hinaus werden personenbezogene Daten (z.B. Name, E-Mail-Adresse, u.a.) nur dann übermittelt, wenn Sie uns ausdrücklich und wissentlich solche Informationen für bestimmte Zwecke zur Verfügung stellen und insoweit in die Verarbeitung einwilligen. Das geschieht z. B. bei Anfragen im Kontaktformular, bei der Bestellung von Informationsmaterial oder ähnlichem. Ihre an den Dritten übermittelten Daten werden nur in dem Umfang verarbeitet, gespeichert und weitergeleitet, wie es für den jeweiligen Zweck erforderlich oder von Ihrer Einwilligung abgedeckt ist. Eine anderweitige Verarbeitung, Verwendung Ihrer Daten oder Weitergabe an Dritte erfolgt nicht. Diese Hinweise zum Datenschutz erstrecken sich nicht auf Websites anderer Anbieter, die gegebenenfalls über Links auf den Internetseiten der Bezirksregierung Köln erreicht werden können.

4. Hosting

Diese Website der Bezirksregierung Köln wird auf Servern der Open Telekom Cloud betrieben. Die Zugriffe werden nicht protokolliert.

5. Verarbeitung auf Ihren Wunsch

Kontaktaufnahme per E-Mail oder Kontaktformular

Sie haben die Möglichkeit, mit der Bezirksregierung Köln per E-Mail und/oder über ein Kontaktformular in Verbindung zu treten. Sofern Sie so mit der Bezirksregierung Köln in Kontakt treten, werden die von Ihnen übermittelten personenbezogenen Daten automatisch gespeichert. Solche – auf freiwilliger Basis von Ihnen an uns übermittelten – personenbezogenen Daten werden für Zwecke der Bearbeitung Ihrer Anfrage oder der Kontaktaufnahme zur betreffenden Person gespeichert.

6. Datenübertragung

Das Fernmeldegeheimnis schützt grundsätzlich auch Ihre E-Mail-Inhalte und Formulareingaben vor unbefugter Kenntnisnahme und Verarbeitung. Die Beachtung des Fernmeldegeheimnisses stellt die Bezirksregierung Köln sicher, soweit sie darauf Einfluss hat. Die Datenübertragung über das Internet kann allerdings generell von anderen Internet-Betreibern und Nutzern aufgezeichnet werden. Personenbezogene Daten werden deshalb nach Möglichkeit nur verschlüsselt übertragen.

7. Aktualität der Daten

Die Informationen des Online-Angebots der Bezirksregierung Köln werden ständig aktualisiert. Trotz sorgfältiger Bearbeitung können sich Daten verändert haben oder Fehler aufgetreten sein.

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Jede Änderung der vorstehenden Datenschutzhinweise wird an dieser Stelle bekannt gegeben. Die Bezirksregierung Köln ist sich bewusst, dass Sie ihr die Nutzung Ihrer persönlichen Daten für ganz bestimmte Zwecke gestattet haben. Sollte die Bezirksregierung Köln Ihre Daten für darüber hinaus gehende Zwecke verwenden wollen (Zweckänderung), so werden Sie dafür vorher um Ihre Einwilligung gebeten. Nur mit Ihrer Einwilligung ändert sich so der Nutzungsbereich Ihrer personenbezogenen Daten.

Stand: 17. August 2023

Datenschutzhinweis des behördlichen Datenschutzbeauftragten der Bezirksregierung Köln PDF, 125,98 KB